Do prawidłowego działania magazynu polegającego na przyjmowaniu i wydawaniu towarów potrzebne jest prowadzenie odpowiedniej dokumentacji związanej z materiałami. O prowadzeniu dokumentacji decyduje kierownik lub właściciel magazynu bądź osoba do tego wyznaczona mająca odpowiednie kwalifikacje.
Co to jest wydanie zewnętrzne?
Wydanie zewnętrzne oznaczone jest skrótem WZ i ma na celu informować o rozchodzie towaru z magazynu. Wydanie to dowód magazynowy, który informuje o odebraniu towaru z magazynu i najczęściej wystawiane jest przed fakturą sprzedażową, która sporządzana jest w ciągu 7 dni od wystawienia WZ. Należy pamiętać, że wydanie zewnętrzne nie musi być wystawione do każdej faktury i nie jest ono dokumentem księgowym chyba, że jest to wyjątkowa sytuacja.
Jak sporządzić dokument WZ?
Prawidłowo wypełnione wydanie musi zawierać następujące elementy:
– numer dokumentu, który nadawany jest według indywidualnego systemu magazynowego,
– datę sporządzenia dokumentu,
– datę i godzinę wydania towaru,
– oznaczenie materiału,
– cenę jednostkową towaru,
– ilość i nazwę towaru,
– wagę netto oraz brutto towaru jeżeli jest on wydawany w większej ilości,
– dane osoby wystawiającej WZ,
– dane odbiorcy towaru,
– podpis osoby, która została upoważniona do sporządzenia wydania zewnętrznego.
WZ jest tak ważne, ponieważ źle sporządzone spowoduje kłopoty z wystawieniem innych dokumentów związanych z wydawanym towaru. WZ jest niezbędnym dokumentem podczas przeprowadzania kontroli zarówno w transporcie jak i podczas sprawdzania stanu magazynu i może dotyczyć zarówno produktów magazynowany jak i wyposażenia przedsiębiorstwa.
Wydanie a księgowość
Dokument wydania zewnętrznego stosowany jest w obrocie magazynowym i dokumentuje się na nim każdy rozchód towarów. WZ nie jest dokumentem księgowym lecz stanowi dokument pomocniczy do wystawionej faktury sprzedażowej bądź rachunku. Wyjątkową sytuacją kiedy to dokument WZ może zostać zaksięgowany w księdze przychodów i rozchodów jest wtedy kiedy odbiorca weźmie towar z magazynu i odsprzeda go przed otrzymaniem faktury sprzedażowej lub rachunku. Osoba taka musi być płatnikiem podatków, a zakupione materiały muszą mieć formę podstawową lub być towarami handlowymi.
Artykuł powstał w oparciu o materiały znalezione na afaktury.pl.
