Uproszczenie procesu zarządzania zasobami przedsiębiorstwa to coś, w co niewątpliwie warto zainwestować. Dzięki sprawnemu zarządzaniu można w łatwy sposób zniwelować niepotrzebne wydatki i zmaksymalizować zyski. Również zasoby ludzkie wymagają odpowiedniego kierownictwa. Do tych zadań idealny jest system ERP.
Proces wdrożenia
Oprogramowanie ERP powoduje, że zaledwie jedna baza danych wystarczy do całościowego zarządu całą firmą i to przez wszystkie uprawnione do tego osoby. W procesie wdrażania uczestniczą wspólnie sprzedający i nabywający system, a po skutecznym zakończeniu tego procesu, będą mogli z niego korzystać wszyscy uprawnieni pracownicy. Początkowo należy sporządzić plan wdrażania oraz cele, które mają zostać osiągnięci i określić czas na ich realizację. Na tym etapie to klient musi wykazać się wizją dalszego funkcjonowania swojej firmy.
Po ustaleniu wspólnego harmonogramu i sporządzeni niezbędnych dokumentów rozpoczyna się etap uruchamiania kolejnych modułów, które zostały wybrane przez przedsiębiorcę. Następnie firma sprzedająca system konfiguruje system podporządkowując go regułom działania firmy. Niezbędna jest też migracja danych do systemu ERP.
Etap testowy i właściwy
Po uruchomieniu oprogramowania do wersji wstępnej, czyli testowej, następuje przeszkolenie pracowników z korzystania z systemu. Pracuje się na nim intuicyjnie, jednak niezbędna jest znajomość podstawowych funkcji, ustawień i możliwości systemu. Szkolenie przechodzą wszyscy pracownicy, którzy w dalszej pracy będą wykorzystywać oprogramowanie, niezależnie od urządzenia na jakim pracują. System ERP może bowiem być wykorzystywany zarówno na komputerze stacjonarny czy laptopie, jak też na tablecie, a nawet smartfonie.
Jeżeli już klient ostatecznie zaakceptuje udostępnione mu funkcje poszczególnych modułów, może nastąpić uruchomienie systemu właściwego i rozpoczęcie wprowadzania rzeczywistych zdarzeń gospodarczych. Nie dzieje się to więc wcześniej, niż w momencie ostatecznego zadowolenia klienta z dokonanych wyborów. System bowiem posiada wiele modułów, które można dowolnie konfigurować według potrzeb danej działalności.
Działanie systemu
Do prawidłowego funkcjonowania systemu ERP niezbędne jest zaplecze umożliwiające stworzenie serwera i bazy danych. Urządzeniami końcowymi może być komputer, laptop lub urządzenia mobilne. W przypadku przesyłania danych przez internet możliwe jest zdalne działanie systemu i wykorzystywanie go w dowolnym miejscu.
Jeżeli przedsiębiorca nie dysponuje własnym serwerem, może korzystać z serwerów dostawcy oprogramowywania. Jest to rozwiązanie wygodne i nie łączy się z koniecznością ponoszenia większych nakładów finansowych w związku z rozpoczęciem działania oprogramowania w danej firmie.
Artykuł powstał we współpracy ze specjalistami z firmy BPSC.